Sistema de Gestión Documental
El Sistema de Gestión Documental (SGD), también conocido como Document Management System (DMS),es un sistema que permite organizar, almacenar, buscar, compartir y controlar el ciclo de vida de los documentos de una organización. Su principal objetivo es facilitar el acceso y la utilización de la información de manera eficiente y segura.
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Ventanilla Única de Correspondencia e IRIS – Mercurio
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La UPB dispone de una Ventanilla Única de Correspondencia para recibir, verificar, radicar y distribuir documentos en sus unidades académico-administrativas. Este proceso se apoya en el sistema IRIS – Mercurio, su plataforma de gestión documental institucional.
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Cada seccional (Medellín, Bucaramanga, Montería, Palmira) cuenta con correos y canales dedicados para el envío de correspondencia y facturación, garantizando una gestión unificada y eficiente.
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Atención presencial y estructura física
La UPB mantiene oficinas físicas en todas sus seccionales para atención personalizada:
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Bucaramanga: Edificio L — semisótano.
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Sotano del Edificio J
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Edificio D. Administrativo
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Sistema IRIS — Gestión Electrónica de Documentos
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El sistema IRIS permite gestionar documentos electrónicos y expedientes desde su creación hasta su disposición final, en conformidad con las normativas archivísticas del Archivo General de la Nación (Acuerdo 003 de 2015) Define conceptos clave como:
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Documento electrónico de archivo: materiales con valor institucional permanente, protegidos electrónicamente durante todo su ciclo de vida.
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Expediente electrónico: conjunto de documentos relacionados con procedimientos administrativos.
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Archivo electrónico de documentos: almacenamiento digital formalizado.